Langkah Proses Kontrol Dalam Mendukung Bisnis Suatu Perusahaan
Pada gambar diatas terdapat empat langkah proses kontrol dalam mendukung bisnis suatu perusahaan, yaitu :
- Entablish Standards
Menetapkan standar kinerja pada tiap titik – titik strategis. Standar kinerja atau kontrol adalah target yang direncanakan untuk dibandingkan dengan kinerja yang sebenarnya. Dengan kata lain standar yang dimaksud adalah target yang harus dicapai dalam menjalankan fungsi manajement.
Contoh : Standar laba, Standar pangsa pasar, Standar Produktivitas, dan Standar Pengembangan Staff.
- Measure Actual Performance
Pengumpulan informasi dan pelaporan kinerja aktual adalah kegiatan yang berkelanjutan. Aktivasi perlu dikuantifikasi sebelum perbandingan yang valid dibuat. Dengan kata lain measure actual performance adalah langkah untuk mengukur suatu kinerja, manajemen pada sistem akan lebih mudah untuk mengukur suatu kinerja apabila unit atau kiriteria kinerja telah ditentukkan sebelumnya.
Contoh : Jika pertumbuhan penjulan adalah suatu target, maka organisasi harus memiliki sarana untuk mengumpulkan dan melaporkan data penjualan tersebut.
- Evaluate Deviations
Menentukan kesenjangan kinerja antara standar kinerja dan kinerja aktual. Hal itu penting untuk mengetahui mengapa standar tersebut cocok dan tidak terlampaui. Dan penting untuk diketahui mengapa kinerja jauh lebih baik dibandingkan standar. Evaluate deiation juga penting untuk memastikan bahwa disparitas itu asli dan tentukan juga apakah penyimpangan cukup besar untuk membenarkan penyelidikan lebih lanjut dan semua alasan untuk penyimpangan dan kegiatan yang relevan harus diidentifikasi.
Contoh : Apabila performa telah memenuhi standar maka manager tidak perlu ikut campur tangan karena sudah menggarap semuanya yang sudah aman dan terkendali.
- Take Corrective Action
Tindakan korektif perlu diambil untuk memastikan bahwa penyimpangan tidak terjadi berulang. Jika pencapaian aktual sesuai dengan standar, maka tidak diperlukan tindakan korektif. Adapun jika pencapaian aktual tidak sesuai dengan standar, maka ada tiga tindakan yang mungkin ada yaitu :
- Tingkatkan kinerja aktual untuk mencapai standar
- Strategi dapat direvisi untuk mencapai standar
- Standar kinerja dapat diturunkan atau dinaikkan agar menjadikannya lebih realistis
Contoh : Target tingkat kecacaatan suatu produk yang diproduksi oleh suatu perusahaan dapat diterima adalah 2% akan tetapi pada kenyataannya atau aktualnya tingkat kecacatan produk yang diproduksi adalah 5%.
Tipe Sistem Utama Yang Ada Dalam Bisnis
Keterangan :
- Strategic Level System : Membantu senior manager atau manajer senior untuk menghadapi isu strategik dan perencanaan dalam waktu jangka panjang.
- Management Level System : Membantu middle manager atau manager menengah dalam hal monitoring, kontrol, pengambilan keputusan dan kegiatan yang administratif .
- Operational Level System : Membantu operational manager atau manajer operasional untuk menjaga agar kegiatan dan transaksi sehari – hari suatu perusahaan berjalan lancar tanpa terjadinya suatu masalah.
Jenis – Jenis Sistem Utama Informasi :
- Transaction Processing Systems (TPS)
Transaction Processing Systems atau TPS adalah sistem bisnis dasar yang melayani tingkat operasional dalam organisasi. TPS juga merupakan sistem yang terkomputerisasi yang akan mencatat transaksi secara rutin yang akan diperlukan untuk menjalankan suatu bisnis. Inputan atau data yang akan dimasukkan berupa transaksi dan acara. Pengolahan yang dilakukan dalam TPS yaitu menyortir, mendaftar, menggabungkan, memperbarui. Dan hasil keluaran atau outputan dari TPS adalah laporan yang terperinci, daftar – daftar dari data yang diinputkan, dan ringkasan laporan. TPS digunakan oleh personel operasi dan penyelia (supervisors).
- Management Information Systems (MIS)
Management Information Systems atau MIS membantu level manajemen dalam organisasi, menyediakan laporan dan juga akses online mengenai catatan historis dan kinerja terbaru dalam organisasi atau perusahaan, dan MIS membantu fungsi organisasi yaitu dalam hal perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan pada tingkat manajemen. Inputan atau data yang akan dimasukkan berupa ringkasan data transaksi, data volume tinggi, dan model sederhana. Pengolahan yang dilakukan dalam MIS yaitu laporan rutin, model sederhana, analisis tingkat rendah. Dan hasil keluaran atau outputannya yaitu laporan ringkasan dan pengecualian. MIS digunakan oleh manager menengah atau middle manager.
- Decision Support Systems (DSS)
Decision Support Systems atau DSS melayani tingkat manajemen dengan analisis data untuk membuat suatu keputusan. Inputan atau data yang akan dimasukkan berupa data colume rendah atau basis data masif, model analitik, dan alat analisis data. Pengolahan yang dilakukan dalam DSS yaitu interaktif, simulasi, dan analisis. Dan hasil keluaran atau outputan dari DSS adalah laporan khusus, analisis keputusan, tanggapan terhadap pertanyaan. DSS digunakan oleh profesional dan manajer staff.
- Executive Support Systems (ESS)
Executive Support Systems atau ESS membantu manajer senior dalam membuat keputusan strategik organisasi dan menyediakan lingkungan komunikasi dan komputasi yang melayani tingkat strategis organisasi. Inputan atau data yang akan dimasukkan berupa data agregat eksternal dan internal. Pengolahan yang dilakukan dalam ESS yaitu grafik, simulasi, dan interaktif. Dan hasil keluaran atau outputan dari ESS adalah proyeksi, dan respons terhadap pertanyaan. ESS digunakan oleh manajer senior.
Keterkatian Atau Hubungan Tiap – Tiap Sistem
Sistem – sistem utama informasi yang terdapat pada organisasi saling berhubungan atau disebut juga interdependensi. Pada gambar diatas Transaction Processing Systems (TPS) adalah produsen informasi utama yang dibutuhkan oleh sistem lainnya. Maka dengan kata lain Management Systems (MIS), Mangement Systems (DSS), dan Executive Support Systems (ESS) tidak akan mendapatkan informasi yang dibutuhkan jika Transaction Processing Systems (TPS) tidak memproduksi informasi yang akan digunakan untuk sistem yang lain.